ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

¿Cómo organizar tus archivos en el ordenador?

Cuando hablamos de ‘organización en el trabajo’ lo primero que nos viene a la mente son los equipos de trabajo, la división de las tareas o nuestro propio escritorio. Sin embargo, hay muchos otros factores más que influyen en el orden en la oficina, y uno de ellos es la forma de organizar los archivos en el ordenador. 

A todos nos ha pasado que terminamos teniendo el escritorio lleno de decenas de documentos que no sabemos exactamente su procedencia, y cuando queremos buscar algo, lo tenemos enterrado en carpetas sin nombre, archivos descargados o incluso la papelera.

En el artículo de hoy vamos a hablar sobre la mejor forma de organizar todos estos documentos, para tener en armonía también el ordenador, que no deja de ser nuestra herramienta más importante en el trabajo.

1. No guardes documentos en el escritorio

Parece bastante obvio, pero es lo primero que debemos tener claro. Es muy tentador dejar las documentos y demás descargas ahí, ya que son fáciles de encontrar y están muy a mano (al principio).

Sin embargo, si cogemos esa costumbre, terminaremos con un escritorio repleto de documentos que no tienen relación entre sí, y terminaremos mareados con tanta información.

En el escritorio solo debería estar la papelera de reciclaje, y los enlaces principales a los programas que más utilices (Google, Slack…)

2. Ten una carpeta genérica

Otra cosa que podemos hacer y resulta muy efectivo, es el hecho de utilizar una carpeta general para guardar todos los documentos que vayamos creando y descargando.

Todos los ordenadores suelen tener una carpeta ya creada que se denomine ‘Documentos’. Ahí dentro es donde deberías organizar todos los archivos. 

3. No te vuelvas loco con las carpetas

No hace falta que creas una carpeta para absolutamente todo. Eso hará que te confundas aún más. Piensa de una forma minimalista y de forma escalonada. 

Al fin y al cabo, se trata de crear una jerarquía en torno a los archivos que tienes en tu ordenador, así que estudia que elementos tienen que ir dentro de otros y crea solo aquellos que sean necesarios. 

3. Nombra estratégicamente las carpetas

Esto es también algo que a veces se nos olvida. Es mejor tener una ‘técnica’ concreta a la hora de denominar las carpetas, así cuando las dejemos olvidadas, podremos recuperarla de forma mucho más rápida.

Para conseguir esto, el truco es buscar la palabra clave por la cual vas a buscar esa carpeta en un futuro. Trata de imaginar con qué nombre buscarías ese documento/carpeta cuando lo vayas a necesitar.

No caigas en el error de ponerle nombres muy largos, normalmente cuando pones la vista en lista te da la información de los 30 primeros caracteres.

ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

4. Archiva los elementos inmediatamente

Siempre dejamos esto para las últimas tareas del día. Cuando tenemos mucha carga de trabajo es muy fácil descargar un archivo y dejarlo en una carpeta junto con otros cientos más. 

No nos sirve el: ‘luego lo ordeno en 10 minutos’.

Es mucho más fácil si en el momento en que creamos un archivo o lo descargamos, lo movemos directamente a la carpeta donde debe de estar. Eso nos evitará que al día siguiente estemos como locos buscando esa información que creemos perdida. 

5. Haz un repaso cada semana

Incluso intentando mantener el orden cada día, siempre hay algo que se queda perdido dentro de nuestro ordenador, y que suele ser útil en el tiempo.

Para evitar eso, realiza un repaso general, por ejemplo, los viernes antes de salir, y comprueba que todo está en su lugar y no se ha dejado ningún documento perdido en el aire. 

 

Es muchísimo más agradable trabajar con un ordenador y escritorio ordenados. Mantener la organización en tus archivos no solo te supondrá evitar algún susto si no encuentras algo, sino que además te supondrá un suspiro a la hora trabajar ya que vas a tener toda tu información ordenada y a mano. 

No es una técnica para nada exacta y cada trabajador puede organizar sus carpetas como mejor le funcione. La única regla que hay es: hace falta ser lo más minimalista posible y mantener una rutina de organización para que se convierta en una tarea automática de cada día.

¿Cómo organizas tú las carpetas?