8 estrategias para mejorar la comunicación en tu oficina

La comunicación es la base de las buenas relaciones. Esto ocurre tanto en el ámbito profesional como en el personal.

Los seres humanos necesitamos interactuar con los que están a nuestro alrededor, expresar lo que sentimos y pensamos, intercambiar opiniones y bueno, ya lo sabes, discutir alguna vez qué otra.

En nuestro día a día utilizamos tanto comunicación verbal como no verbal para hacernos entender y relacionarnos con los que están alrededor.

Si llevábamos esto al ámbito empresarial, lo llamamos comunicación corporativa, que no son más que el conjunto de estrategias de comunicación tanto internas como externas que la empresa utiliza para relacionarse con su entorno.

En este artículo vamos a centrarnos en la comunicación interna, y vamos a analizar siete estrategias útiles para que toda la información que se mueva por tu oficina llegue a su destinatario final sin ningún tipo de problema.

1. Diseño de tu oficina

Si cuentas con una oficina lo suficientemente grande, organízala de modo que facilite la comunicación entre compañeros. Ya no sirve esos escritorios cuadriculados en en los que sólo cabe una persona.

Un diseño más abierto, donde los escritorios estén en un cuadrado y que tus empleados puedan hablar unos con otros con total facilidad es un método muy eficaz para mejorar el ambiente y la comunicación en el trabajo.

2. Tus empleados primero

Quizás esto te parece obvio, pero muchas veces lo pasamos por alto sin darnos cuenta.

Cualquier decisión que se tome internamente en la organización debería ser comunicada a cada miembro de ella, aunque esté estuviera en otro departamento totalmente distinto.

Si ciertos clientes o partners conocen las nuevas decisiones antes que los trabajadores de tu empresa da una imagen de desorganización y desinformación dentro de la oficina.

3. Newsletter internas

Este es un método muy efectivo a la hora de hacer llegar información específica a todos los empleados.

Una newsletter semanal en la que se resuman todos los logros, incidencias y noticias relevantes de la empresa, no sólo mantendrá a todos los equipos informados de cómo va la gestión de la empresa, sino que generará un nuevo canal de información donde todos los empleados podrán recurrir en caso de que necesiten conocer algo.

4. Utiliza un CRM efectivo

Actualmente, con toda la situación que nos está tocando vivir, muchísimas empresas han optado por el teletrabajo. Nos ha costado adaptarnos a ello y muchas veces no utilizamos los canales adecuados para hacer llegar la información de forma eficaz.

El CRM de tu empresa es la herramienta más importante para gestionar toda la estructura de tu actividad comercial, y por lo tanto debe ser la que más optimizada esté.

Esta debería permitirte mandar mensajes internos, asignar tareas y crear reuniones entre empleados, para mejorar la comunicación en la oficina y tener toda la información en el mismo lugar.

Si quieres saber más, hablo un poco más en profundidad sobre esto el artículo  «Que debería contener el software perfecto para corredores de seguros»

5. Comparte las grandes noticias

Todos tenemos claro que un ambiente relajado y cómodo mejora la comunicación entre las personas. La clave está en tratar a los empleados como personas, no simples instrumentos para sacar trabaja hacia adelante.

Celebrar cumpleaños, compartir buenas noticias tanto del trabajo como fuera de ellas ayuda a generar confianza entre todos los miembros de la oficina y es una forma de conocerse todos un poco mejor.

Esto se puede hacer creando notas en vuestro software interno, donde todo el mundo sepa que es lo que está ocurriendo y puedan felicitar a un empleado directamente.

6. Organiza actividades de teambuilding

Muchas horas dentro de la oficina delante del ordenador puede afectarnos a nuestra salud mental y nuestra productividad. Salir de la rutina o cambiar la localización de nuestro trabajo, puede suponer un antes y un después en nuestra concentración, y ayudarnos a estar más motivados y animados.

Además, otro método que recomiendo es sin duda la realización de la actividades teambuilding con todos los miembros de la empresa. Estas son actividades lúdicas que realizan todos o algunos miembros de una misma empresa, para mejorar la comunicación, el trabajo en equipo y la confianza entre ellos. Hay miles de ellas: gymkanas, clases de baile, carreras de karts, concursos de canto… ¡Deja tu imaginación fluir y pásalo bien junto con tus compañeros!

7. Reuniones de preguntas y respuestas

Creo que a todo el mundo nos ha pasado alguna vez. Estamos en una reunión y no hemos terminado de entender muy bien el propósito de ella. Cuando está a punto de terminar alguien pregunta «¿hay alguna duda?» y un silencio espectral se cuela por toda la sala. Nadie se atreve a preguntar nada y la reunión termina con más desinformación que cuando empezó.

Una manera de evitar esto es concretar reuniones exclusivamente de preguntas y respuestas para resolver todas las dudas de un proyecto y ayudarse entre compañeros sobre ciertos temas importantes.

Con esto, conseguirás que todo el mundo comparta la misma visión hacia el objetivo que os habéis propuesto, y además generará más confianza en los empleados.

8. Céntrate en la cultura de la empresa

Por último, me gustaría tratar un tema que muchas veces pasamos por alto. Cada empresa es un ente individual, con una imagen, unos valores y una misión concreta. Pero, ¿tienen claro todos los empleados de tu oficina esto?

La comunicación debería ser parte de tu cultura empresarial. Asegúrate de que todos los miembros de la oficina conocen la identidad de vuestra empresa y cuales son los logros a corto, medio y largo plazo que queréis conseguir.

Esto provocará un conocimiento global de la compañía, además de que todos los empleados se sientan identificados por unos mismos atributos.

Como has visto,  utilizar el «email» para comunicar algo importante es el mejor método para una efectiva y optimizada comunicación interna. Los valores, el tiempo libre, el trabajo en equipo, las emociones y la logística son factores claves para una buena comunicación corporativa.

Mejorar la comunicación en el trabajo es una progreso de continuo trabajo. El mejor consejo que puedo darte es que te pongas en los zapatos de tus empleados, e intentes conocer las inquietudes y preguntas que podrían tener, para realizar cambios y estrategias en torno a ellas.

Con estos consejos que te acabo de dar, creceréis como empresa, aumentaréis la confianza entre vosotros y conseguiréis los objetivos propuestos, juntos.