Que debería contener el software perfecto para corredores de seguros

Estoy seguro de que si preguntamos a cualquier corredor de seguros sobre cuál es la herramienta imprescindible en el día a día de su oficina, la respuesta sería clara: el software para gestionar su negocio.

En este trabajo, donde se tienen que lidiar con cientos y cientos de datos cada día, un programa informático donde se tenga toda la información ordenada y sea fácil de buscar es esencial en cualquier oficina.

Pero, ¿qué tiene que contener ese programa informático? ¿Debe ser específico para seguros o vale cualquier ERP del mercado?

Tras todos nuestros años de experiencia en el mundo asegurador, hemos sacado las siguientes conclusiones acerca de lo que debe tener un programa de software para corredores de seguros:

1. Multitarificador

Desde hace unos años hacia adelante, todos los softwares para corredores de seguros deben tener una característica obligatoria: un multitarificador. Esto permite conocer todas las ofertas de las compañías de seguros con las que trabaja un profesional de la mediación.

El corredor solo necesita introducir algunos datos relevantes, como por ejemplo, el tipo de seguro que necesita su cliente, y automáticamente una lista de ofertas le aparecen en pantalla. Después, la tarea del mediador de seguros es encontrar la mejor oferta que se adapte a las necesidades de su cliente.

2. Cuenta de e-mail

La mayoría de software para seguros te dan solamente la posibilidad de mandar e-mails (pero no recibir). En cambio, recibir correos electrónicos dentro del propio programa facilita muchísimo la comunicación entre cliente/usuario.

Una cuenta de email que pudieran utilizar todos los miembros de la oficina ayudaría a gestionar toda la información de clientes mucho más rápido.

3. Gestión de firmas digitales

Otra característica que hemos catalogado como necesaria a la hora de realizar un seguro es la posibilidad de poder mandar cualquier documento a través de la plataforma, y que nuestro cliente nos lo pueda devolver firmado directamente al propio programa.

Con la nueva normalidad cada vez se hace más difícil que un cliente se pase por la oficina a firmar cualquier documento. Por otro lado, en plena era de la digitalización este tipo de herramientas están entrando en el mercado para quedarse, y esta gestión de firmas digitales será cada vez más habitual utilizarla.

4. CRM

Otra herramienta esencial para el día a día de un corredor de seguros es su CRM, que como su propio nombre indica, Customer Relationship Management (en español, Gestión de Relaciones con los clientes), es una plataforma que te permite gestionar la base de datos de todos los clientes que tiene la empresa.

Este programa, recoge, por un lado, la información general del usuario (datos demográficos: edad, sexo, domicilio…) y por otro, todas las interacciones que el usuario ha tenido con nosotros. Por ejemplo, la cantidad de siniestros que ha sufrido, cuántas pólizas tiene contratadas con nosotros…

Con esto, tenemos la posibilidad de entender las necesidades del cliente y buscar nuevas oportunidades de negocio si sabemos analizar correctamente todos los datos que nos ofrece.

5. Plataforma de comunicación entre equipos

Tener la posibilidad de poder comunicarte con tu equipo sin tener que recurrir a aplicaciones externas mejora la comunicación entre los empleados. Además, toda la información esta almacenada en un mismo lugar.

Una herramienta que te permita recibir y mandar mensajes, compartir pantalla, hacer videollamadas grupales, enviar documentos, mandar los datos de un cliente… ahorraría mucho tiempo y esfuerzo a la hora de gestionar las tareas dentro de la oficina. ¿Quién no está cansado de Whatsapp Web?

6. Contabilidad integrada

Otra característica que no tienen todos los programas para corredores de seguros es la posibilidad de incluir una herramienta que permita gestionar la contabilidad de la empresa.

Esto permite que todos los empleados de la oficina, con su propio usuario y contraseña, puedan administrar las facturas, pagos pendientes, subir recibos…

7. Gestión de archivos online

Uno de los grandes atrasos que vemos en cada oficina de mediadores de seguros que visitamos es la cantidad de papeleo innecesario que tienen amontonado encima del escritorio. La mayoría de veces, cuando quieren encontrar algo, se les hace imposible buscar entre tanto desorden.

Sin embargo, una herramienta de gestión de archivos en línea facilita este proceso y permite que toda la documentación esté disponible para toda la empresa en el momento que se necesite.

Además, la integración de la función OCR (Optical Character Recognition) es muy eficaz a la hora de digitalizar textos (por ejemplo, si queremos convertir una imagen a documento de texto, o a PDF).

8. Gestión de proyectos

Por último, y no por eso menos importante, otra característica esencial que nos gustaría ver en los software para corredores de seguros es una herramienta que permita gestionar los proyectos de toda la empresa en una misma plataforma.

Planificar tareas, gestionar los tiempos, asignar el trabajo de cada empleado, gestionar todos los recursos con los que cuenta la oficina… todo esto reunido en un mismo lugar mejoraría la productividad de la oficina y sería mucho más fácil tener una visión global del camino por el que está yendo la empresa.

9. Asistencia al cliente en vivo 

Cuando entras en una página web y te surge alguna duda te gustaría que hubiera alguien ahí para resolverla, ¿verdad?

Pues bien, existen aplicaciones que controlan y analizan el tráfico de usuarios que pasa por tu web y te da la posibilidad de interactuar con ellos a través de un chat que suele aparecer en la parte inferior derecha de la pantalla.

Esta función da una sensación de cercanía y profesionalidad a tu empresa.

10. Herramienta para mejorar la productividad

Otra funcionalidad que creemos imprescindible para mejorar la motivación y el esfuerzo de nuestros trabajadores es una herramienta que permita “recompensar” y reconocer el trabajo de nuestros empleados cuando han conseguido sus objetivos.

Te pongo un ejemplo: imagina que uno de tus comerciales ha conseguido cinco pólizas nuevas en una semana. Este tipo de aplicaciones le mandaría un mensaje que dijera “¡Enhorabuena por tu trabajo!” y además, normalmente están acompañados de alguna bonificación extra (puntos, comisión…).

Con esto se consigue que los empleados vean los logros de los demás, y se reten para ver quién consigue más puntos. Además, valoramos y reconocemos el esfuerzo de nuestros trabajadores.

11. Blog de notas online

Asúmelo, los post-its están pasados de moda. Escribir algo en un pequeño papel amarillo y luego dejarlo por ahí tirado y perdido no va a hacer que recuerdes la tarea que tenías pendiente.

En cambio, con una aplicación online que te permita tomar notas, añadir texto, audio, enlaces… conseguirías tener todas tus ideas ordenadas y conocer cuáles son las tareas realizadas y las que te quedan por hacer.

12. Automatización de campañas

La automatización es la clave de la productividad en el 2020. Crear y programar campañas que puedan ser lanzadas cuando tú quieras es una función muy útil si quieres conseguir nuevas oportunidades de negocio.

Focalizar los posibles clientes, enviar e-mail específicos a cada uno de ellos, conectarlo con tus redes sociales… tener la capacidad de programar todo eso te ahorra tiempo y mejora la comunicación con el usario.

13. Análisis de datos

En este tipo de negocio se manejan cientos de datos. Pero no sirven de nada si una correcta compresión de los mismos. Para eso, existen varias aplicaciones de análisis de datos que te permiten conocer y descubrir toda esa información que tienen almacenada en tu ordenador.

Un software para corredores de seguros que permitiera crear gráficas y esquemas de esos datos mejoraría la visión global de tu negocio y reconocerías nuevas oportunidades más fácilmente.

14. Creador de formularios en línea

Imagina que puedes mandarle a tu cliente un formulario online donde te explique todos sus datos y estos se cargaran automáticamente en tu programa.

Esta aplicación, integrada en el software, facilitaría mucho la captación de datos de futuros clientes y conseguiríamos toda la información mucho más rápido.

15. Encuestas

Por último, pero no por eso menos importante, una aplicación que considero muy útil y que debería estar en todos los software para empresas de mediación es la posibilidad de crear encuestas para nuestros usuarios.

Al final, la satisfacción de nuestro cliente es la clave del éxito de nuestro trabajo. Debemos conocer que piensan y que les preocupa, para saber atender sus necesidades y deseos de la mejor manera posible.

Cómo has podido comprobar arriba, los pequeños detalles marcan la diferencia. Quizás no te hayas dado cuenta hasta ahora, pero automatizar pequeñas tareas del día a día y tenerlas todas recogidas en un mismo programa te ayudará a gestionar muchísimo mejor las tareas rutinarias dentro de tu oficina. Optimizarás mucho más tu tiempo y trabajo.

¿Y tú? ¿Qué software utilizas? ¿Crees que nos hemos dejado alguna característica atrás que deberían incluir sí o sí los programas para corredores? ¡Déjanos un comentario!