8 formas efectivas de mejorar la comunicación con tu cliente

Tener una comunicación efectiva con tus clientes solo te aporta ventajas: te facilita el entendimiento con ellos, agiliza los procesos de trabajo y conoces más fácilmente sus necesidades y deseos. Para conseguir mejorar esto, necesitamos conocer a nuestro cliente, elaborar un mensaje claro y utilizar el canal adecuado. 

Los dos primeras preguntas que te debes hacer antes de ponerte en contacto con tu clientes deberían ser:

• ¿Qué es lo que mi cliente necesita?
• ¿Cuál es la forma más eficiente y cómoda de ponerme en contacto con ellos?

A continuación te voy a dar algunos consejos que me sirven personalmente para tener una relación sana y duradera con mis clientes, basada en la comunicación y la confianza. 

1. La primera toma de contacto importa 

Este es el primer consejo que me gustaría darte porque la primera toma de contacto con el cliente va a delimitar e influir en la relación que vayas a tener con él.

Por eso, desde el primer momento, sé claro, conciso y cercano. Así la relación empezará con buen pie y el cliente estará mucho más dispuesto a escucharte.

Otro consejo que te doy es el siguiente, lo mejor para una buena comunicación se basa en una sola cosa: escuchar. 

2. Dedícales tiempo 

Muchas veces  tenemos tantas cosas en las que pensar que se nos olvida parar y preguntar a los que están a nuestro alrededor cómo les va, si necesitan algo o simplemente cómo están.

Esto te ayudará a crear una relación basada en la confianza y ellos sabrán que pueden contar contigo si necesitan algo. 

3. Ofrece las herramientas necesarias a tu equipo

Asegúrate que tienes los sistemas y herramientas necesarias para facilitar esta comunicación. Ya sabes que la sobrecarga de emails puede llegar a sobrepasarnos, así que ten a mano otras herramientas más fáciles que te faciliten la comunicación y te ayuden a que los mensajes se reciban de forma más automática. 

Para conocer cuáles son los recursos que mejor os funcionan, yo os recomiendo que hagáis una reunión interna y pongáis sobre la mesa el historial de comunicaciones con el cliente que habéis llevado a cabo. A partir de ahí, analizad que es lo que funciona, y que es lo que se puede mejorar. 

4. Añade un toque personal

A nadie le gusta hablar con máquinas. ¿Cuántas veces has llamado a una gran compañía y hemos tenido que darle tus datos a un contestador automático? ¿Te ha gustado ese tipo de atención al cliente?

Por eso, intentar utilizar un toque personal en toda la comunicación de nuestra empresa. Al fin y al cabo, son las personas las que ayudamos a otras personas.

Siempre tenemos que mantenernos profesionales y dar a entender que sabemos hacer nuestro trabajo. Sin embargo, hablar desde la cercanía te ayudará mucho más a hacerte entender y comunicarte mucho mejor. 

5. Conoce a tu tipo de cliente

Como sabrás, no se puede explicar algo de la misma forma a un niño de cinco años, que a un adulto de cincuenta, ¿verdad? Pues algo así pasa también con tus clientes.

Cada uno tiene unas circunstancias, un estilo de vida y un pensamiento diferente. Es tu deber ponerse en su papel y conocer cuál puede ser la mejor forma de hacerte entender y llegar a una conclusión juntos. 

6. Usa el lenguaje positivo

No puedes ni llegar a imaginarte lo que el lenguaje positivo puede cambiar la forma en la que miramos la vida.

Las palabras son un arma muy poderosa que podemos utilizar a nuestro favor. Estas palabras pueden sacarnos de situaciones de estrés, nos pueden ayudar a relajar al cliente antes ciertos problemas y, en general, nos hacen el día a día más fácil ya que lo vemos desde un lado ‘positivo’. 

Entonces, en vez de utilizar frases como ‘No lo entiendes’, ‘No creo que pueda ayudarte’, ‘Si, pero…’. Prueba a utilizar este tipo de respuestas: 

• Voy a explicártelo de forma más clara
• ¡Claro! Sin problema
• Voy a consultarlo con mi equipo
• ¿Cómo puedo ayudarte?

Estas pequeñas acciones pueden ayudarte no solo con tus clientes, sino en tu día a día. 

7. Conoce en qué momento utilizar cada canal

Otra de las que me he dado cuenta a lo largo de los años es que cada canal que utilizamos en nuestra empresa sirve para una misión concreta. 

Tenemos que saber identificar cuales son los mensajes que se deben de enviar en cada herramienta que utilicemos. Por ejemplo, muchas veces perdemos mucho tiempo enviando una cadena de mails con el cliente, cuando en una llamada telefónica el problema se resolvería en 5 minutos. 

8. Menos es más 

Esto puede sonar un poco contradictorio, pero es la verdad.

La sobrecarga de información es igual de negativa que la escasez. Hace falta llegar a un punto intermedio en el que no saturemos a nuestros clientes de mensajes y llamadas, pero tampoco dejarlo a un lado y olvidarnos de él.

Por eso, yo te recomiendo que priorices calidad antes que cantidad. Además, ya sabes el dicho: lo bueno, breve, dos veces bueno.

Como ves, los pequeños detalles y acciones cotidianas del día a día pueden ayudar significativamente a mejorar la comunicación con tu cliente. Elige bien los canales, el tono, el tipo de mensaje y cuándo es el momento de comunicarte con él, y esto seguro que supondrá un antes y un después en la gestión de la comunicación en tu empresa.