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ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

¿Cómo organizar tus archivos en el ordenador?

Cuando hablamos de ‘organización en el trabajo’ lo primero que nos viene a la mente son los equipos de trabajo, la división de las tareas o nuestro propio escritorio. Sin embargo, hay muchos otros factores más que influyen en el orden en la oficina, y uno de ellos es la forma de organizar los archivos en el ordenador. 

A todos nos ha pasado que terminamos teniendo el escritorio lleno de decenas de documentos que no sabemos exactamente su procedencia, y cuando queremos buscar algo, lo tenemos enterrado en carpetas sin nombre, archivos descargados o incluso la papelera.

En el artículo de hoy vamos a hablar sobre la mejor forma de organizar todos estos documentos, para tener en armonía también el ordenador, que no deja de ser nuestra herramienta más importante en el trabajo.

1. No guardes documentos en el escritorio

Parece bastante obvio, pero es lo primero que debemos tener claro. Es muy tentador dejar las documentos y demás descargas ahí, ya que son fáciles de encontrar y están muy a mano (al principio).

Sin embargo, si cogemos esa costumbre, terminaremos con un escritorio repleto de documentos que no tienen relación entre sí, y terminaremos mareados con tanta información.

En el escritorio solo debería estar la papelera de reciclaje, y los enlaces principales a los programas que más utilices (Google, Slack…)

2. Ten una carpeta genérica

Otra cosa que podemos hacer y resulta muy efectivo, es el hecho de utilizar una carpeta general para guardar todos los documentos que vayamos creando y descargando.

Todos los ordenadores suelen tener una carpeta ya creada que se denomine ‘Documentos’. Ahí dentro es donde deberías organizar todos los archivos. 

3. No te vuelvas loco con las carpetas

No hace falta que creas una carpeta para absolutamente todo. Eso hará que te confundas aún más. Piensa de una forma minimalista y de forma escalonada. 

Al fin y al cabo, se trata de crear una jerarquía en torno a los archivos que tienes en tu ordenador, así que estudia que elementos tienen que ir dentro de otros y crea solo aquellos que sean necesarios. 

3. Nombra estratégicamente las carpetas

Esto es también algo que a veces se nos olvida. Es mejor tener una ‘técnica’ concreta a la hora de denominar las carpetas, así cuando las dejemos olvidadas, podremos recuperarla de forma mucho más rápida.

Para conseguir esto, el truco es buscar la palabra clave por la cual vas a buscar esa carpeta en un futuro. Trata de imaginar con qué nombre buscarías ese documento/carpeta cuando lo vayas a necesitar.

No caigas en el error de ponerle nombres muy largos, normalmente cuando pones la vista en lista te da la información de los 30 primeros caracteres.

ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

4. Archiva los elementos inmediatamente

Siempre dejamos esto para las últimas tareas del día. Cuando tenemos mucha carga de trabajo es muy fácil descargar un archivo y dejarlo en una carpeta junto con otros cientos más. 

No nos sirve el: ‘luego lo ordeno en 10 minutos’.

Es mucho más fácil si en el momento en que creamos un archivo o lo descargamos, lo movemos directamente a la carpeta donde debe de estar. Eso nos evitará que al día siguiente estemos como locos buscando esa información que creemos perdida. 

5. Haz un repaso cada semana

Incluso intentando mantener el orden cada día, siempre hay algo que se queda perdido dentro de nuestro ordenador, y que suele ser útil en el tiempo.

Para evitar eso, realiza un repaso general, por ejemplo, los viernes antes de salir, y comprueba que todo está en su lugar y no se ha dejado ningún documento perdido en el aire. 

 

Es muchísimo más agradable trabajar con un ordenador y escritorio ordenados. Mantener la organización en tus archivos no solo te supondrá evitar algún susto si no encuentras algo, sino que además te supondrá un suspiro a la hora trabajar ya que vas a tener toda tu información ordenada y a mano. 

No es una técnica para nada exacta y cada trabajador puede organizar sus carpetas como mejor le funcione. La única regla que hay es: hace falta ser lo más minimalista posible y mantener una rutina de organización para que se convierta en una tarea automática de cada día.

¿Cómo organizas tú las carpetas? 

 

Cómo llevar a cabo la retención del talento en tu empresa

¿Cómo retener el talento en tu empresa? 5 estrategias que funcionan

Cómo llevar a cabo la retención del talento en tu empresa

Una empresa es tan buena como lo son las personas que lo conforman. Los empleados de una corporación son lo más importante de ella. Son los que marcan la diferencia, aportan ideas, llevan a cabo proyectos y, en general, hacen que todo siga girando.

Hoy vengo a hablar sobre un tema muy importante que deberían plantearse todos los grandes directivos de las empresas: la retención del talento.

¿Qué es la retención del talento?

La retención del talento es la habilidad que tienen las empresas de mantener y cuidar a esos empleados que aportan valor a la corporación, y reducir la rotación de puestos. Esto se consigue con la creación de un buen ambiente de trabajo, y ofreciendo salarios competitivos, beneficios y fomentando la conciliación laboral y familiar.

¿Qué beneficios tiene la retención del talento?

Como ya hemos dicho, las empresas están formadas por personas y son estas el recurso más valioso que tienen. Es verdad que la tecnología y la innovación son muy importantes, pero incluso aunque tu empresa sea 100% tecnológica, necesita de personas con talento para utilizar todas esas herramientas.

Retener el talento en tu empresa, tiene muchos beneficios, entre los cuales están:

  1. Incrementar la productividad.
  2. Construir un buen ambiente de trabajo.
  3. Ayuda a la innovación.
  4. Aumentar el valor de tu empresa.
  5. Ayuda a conseguir objetivos.
  6. Mejora la toma de decisiones de tu empresa.

Todo lo anterior se mantiene gracias a que los empleados están satisfechos con su rol y se sienten realizados en su puesto de trabajo, lo que hace que estén motivados y caminen juntos hacia una meta final.

5 ESTRATEGIAS PARA LA RETENCIÓN DE TALENTO

1. DA LA OPORTUNIDAD DE CRECER

Todos tenemos ambiciones: queremos ser mejor en nuestro puesto de trabajo, seguir aprendiendo y conseguir superarnos día a día.

Es por eso que es muy importante que las empresas ofrezcan oportunidades de promoción a los empleados, e incentiven el crecimiento profesional.

2. FOMENTA LA CREATIVIDAD EMPRESARIAL

Todos pensamos que la creatividad es importante, pero, ¿cuántas empresas realmente fomentan la creatividad en los métodos de trabajo?

La semana pasada hablamos sobre cómo de importante era la innovación en una corporación. Creatividad e innovación van de la mano. Las empresas deberían permitir a los empleados resolver el mismo problema de maneras diferentes. ¡Cuando se sale de la zona de confort es cuando se tienen las grandes ideas!

3. PIDE QUE TE DEN FEEDBACK

La comunicación es la base de los buenos equipos de trabajo. Está muy bien que los directivos den feedback constante de lo que está ocurriendo a sus empleados, pero, además de esto, deberíamos dejar que los empleados opinaran y pudieran comentar acerca de cómo se están llevando a cabo los proyectos. Ojo, si pides opinión tienes que ser consecuente y aceptar los cambios.

La mejor comunicación es la bidireccional, donde las dos partes comparten información y llegan a un acuerdo común.

4. OFRECE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA TRIUNFAR

Una vez que hemos definido los objetivos de la empresa, tenemos que conocer cuales son las herramientas y recursos que necesitamos para llevarlos a cabo.

Si quieres ayudar a tus empleados a triunfar, tienes que estar en contacto con ellos, preguntarles especialmente que es lo que necesitan para llevar a cabo su trabajo y si hay algo en lo que les puedes ayudar. Esto mejorará mucho el flujo de trabajo y la comunicación entre equipos.

En este último año el simple hecho de proponerle el trabajo en casa con herramientas adecuadas para ello es una muestra. Empresas del sector asegurador en el mes de marzo de 2020 dotaron a cada empleado con un bono de 500 euros para material de teletrabajo.

5. EVITA CAMBIOS BRUSCOS EN TU EMPRESA

Los cambios son necesarios e inevitables. Todos los sabemos. Sin embargo, un aspecto esencial de un ambiente en la oficina relajado y basado en la confianza está estrechamente relacionado a cómo los cambios suceden en las empresas.

Los cambios pueden llegar a ser muy estresantes. Es verdad que tus empleados pueden tener la habilidad de adaptarse al cambio y que no les cueste mucho esfuerzo adaptarse a una nueva situación.

Como consejo te diría que implementaras un cambio tras otro, en lugar de aplicarlos todos al mismo tiempo. Así darás tiempo a tus compañeros a adaptarse a la nueva situación.

Y sobre todo, el primero en cambiar has de ser tú, un buen ejemplo es mejor que cualquier consejo.

6. FOMENTA LA CONCILIACIÓN LABORAL-FAMILIAR

Por mucho que nos guste nuestro trabajo, tenemos otras ocupaciones en nuestro día a día. Nuestro tiempo en familia, con nuestros amigos, hobbies, las horas de descanso… son una parte esencial de nuestro día a día y tenemos que cuidarlo y mantenerlo.

Tenemos que aprender a organizar el trabajo de nuestra empresa de forma que se tengan que realizar las menos horas extras posibles. Si optimizamos nuestro tiempo y mejoramos nuestra productividad, no hay necesidad de trabajar más.

Puedo asegurar que no solo estarán contentos los miembros de la empresa sino sus familiares, esto hace que cuando llegue ese pico de trabajo donde hay que darlo todo no se encuentren con la recriminación familiar.

A veces nos obcecamos en tener un horario partido de mañana y tarde por dar “más servicio” sin medir realmente la productividad de esas horas muertas.

Un simple control del tráfico en la oficina o de interacciones con clientes puede hacer ver a la empresa que las tardes no son tan productivas como pensamos.

En el post sobre conciliación laboral-familiar hablo un poco más sobre esto.

¿QUÉ ES LO QUE BUSCAS TÚ EN UN TRABAJO?

Al final, el mejor ejercicio para retener el talento de tu empresa consiste en ponerte en lugar del otro y pensar: ¿cómo me gustaría que me trataran a mi? Además, según un estudio realizado por CEB las cinco cosas que demandan los profesionales cuando están buscando un trabajo son:

  1. Estabilidad
  2. Compensación
  3. Respeto
  4. Beneficios en la salud
  5. Conciliación laboral/social

Teniendo esto muy en cuenta, debemos crear planes de trabajo y roles donde las dos partes salgan ganando. Tener a tus empleados contentos supone tener una empresa ‘contenta’ y esto hará que el flujo de trabajo y la comunicación mejore muchísimo y la consecución de objetivos sea mucho más fácil y dinámica de llevar a cabo.

¿Qué piensas de la retención de talento? ¿Es un factor importante en tu empresa?