Los 8 ladrones de tiempo más peligrosos y cómo combatirlos

He hablado mucho sobre productividad en este blog. Parece una fórmula mágica que podemos rozar con los dedos, pero que es imposible llegar a alcanzarla.

Hoy quiero hablarte sobre unas distracciones que son como pequeñas moscas fastidiosas que no nos dejan en paz y que nos hacen perder mucho tiempo en nuestro día a día en el trabajo. Hablo de los ladrones de tiempo.

Pero, ¿qué son?

Pues bien, los ladrones del tiempo no son más que todas estas distracciones externas a nuestro trabajo que hacen que perdamos la concentración y no nos centremos en lo que realmente es importante.

Muchos de ellos son factores externos que surgen de nuestro entorno, aunque otros ocurren dentro de nosotros y nuestra capacidad para gestionar el trabajo. Algunos son obvios y claramente identificables. En cambio, otros, son casi imperceptibles y puedes no darte cuenta de que están ocurriendo.

Los ladrones de tiempo pueden llegar a robarte desde unos pocos minutos, hasta horas completas en el día. Esto hace que tengas que dedicarle más horas al trabajo y por lo tanto restarte tiempo a las cosas que realmente disfrutas (amigos, deporte, familia…).

A continuación voy a explicarte varios tipos de los ladrones de tiempo más comunes y te voy a dar varios consejos para poder evitarlos.

1. Desorganización personal

Cuando no tienes una organización semanal, es muy fácil perderte en todas las tareas que tienes que hacer y perderás mucho tiempo en decidir que es lo siguiente que vas a trabajar. Tener un escritorio lleno de papeles y una agenda repleta de garabatos no te ayudará en sacar trabajo hacia adelante y solo provocará que te estreses y frustres ante todas las tareas que tienes que hacer.

Consejo

Dedica unos minutos todos los días antes de empezar a trabajar a organizar el día y enfocar todo aquello que tienes que hacer. En el post sobre aprender a priorizar, te muestro varias técnicas de organización que pueden ser muy útiles para organizar tu trabajo diarios, semanal y mensual.

2. Procrastinación

Si constantemente aplazas las tarea más difícil que tienes que realizar para el final de la jornada o incluso para otro día, dedicarás tu jornada laboral a hacer otras tareas más insignificante que no te servirán para nada y no te ayudarán a conseguir el objetivo final que buscas.

Consejo

Empieza el día con las tareas más difíciles. Cuando la hayas terminado sentirás una satisfacción personal que te mantendrá motivado a seguir trabajando. En el post sobre dejar de procrastinar te expongo una sencilla guía para dejar de procrastinar, y te doy varios consejos para llevarla a cabo.

3. Email, redes sociales y Whatsapp

Creo que no hace falta que te diga que este puede ser el mayor ladrón del tiempo de nuestras vidas. No solo cuando estamos trabajando, sino en cualquier momento del día.  Utilizamos el móvil para absolutamente todo y, más veces de lo que te gustaría reconocer, tenemos un ojo en lo que estamos haciendo, y otro en la pantalla de nuestro teléfono. Por otro lado, los email son un arma de doble filo, ya que si no sabemos gestionar nuestra capacidad de trabajar con esa herramienta, puede llegar a sobrecargarnos en exceso.

Consejo

Deja el móvil retirado de tu mesa de trabajo mientras te encuentres haciendo alguna tarea específica. Utilízalo sólo en los descansos o cuando tengas que realizar alguna acción importante con él (una llamada, contestar un mensaje importante…)

Conozco una aplicación, llamada Forest cuya finalidad está en mantenerte enfocado. Se basa en plantar un árbol en la aplicación y dejarlo que crezca durante un tiempo determinado (treinta minutos, una hora, dos…) Si utilizas el móvil, el árbol muere, y por lo tanto, tu concentración también.

4. Interrupciones

Cuántas veces te han preguntado esto: ¿Tienes diez segundos? Lo sabemos. Nunca son diez segundos. Muchas veces se ha alargado en conversaciones de casi media hora sobre un tema que no es relevante en tu trabajo.

Con esto no estoy diciendo que no tengas que hacerle caso a tus compañeros, pero sí que establezcas límites sobre el número de veces que pueden interrumpirte mientras trabajas.

Consejo

Mantén al corriente a tu equipo de que te encuentras trabajando. Diles que tienes que terminar X trabajo y que te pueden preguntar una vez hayas terminado las tareas.

5. Incapacidad para delegar

Otro de los ladrones de tiempo más comunes es la frecuente aptitud profesional de «yo puedo hacerlo todo». Esto es un error, porque estoy seguro de que existirá en tu equipo grandes profesionales que puedan hacer es tarea que a ti te viene larga de una manera más rápida, fácil y optimizada.

Consejo

Reconoce la capacidad y conocimientos de cada miembro de tu equipo y reorganiza tus tareas por orden de importancia. Una vez tengas hecho esto, decide cuáles puedes delegar y cuáles no. En el post sobre aprender a delegar te doy varios consejos sobre cómo llevar al cabo con éxito el reparto de tareas.

6. NO saber decir NO

¿Tienes un momento? Sí. ¿Qué te parece que hagamos una reunión este día? Sí. ¿Me ayudas con este proyecto? Sí. ¿Sabes utilizar esta herramienta? Sí. No encuentro esta factura, ¿sabes donde está? Sí.

El trabajo en equipo es esencial en toda empresa y es la base de una buena organización y relación con los clientes. Sin embargo, aprender a decir que no en tareas que no son tu responsabilidad o que simplemente no te dejan avanzar en tu propio trabajo es clave para mantenerte enfocado y concentrarte en tu propio trabajo.

Consejo

Ayuda a tus compañeros en lo que puedas pero deja claro qué competencias te pertenecen a tí y cuáles no. Esto hará que sepan cuando pedirte ayuda.

7. Falta de comunicación

Malentendidos, tareas duplicadas, problemas que no han sido delegados a nadie en particular… Esto puede llegar a ser un efecto dominó y tirar por la borda todo el trabajo que habéis realizado. La falta de comunicación interna os hace perder mucho tiempo, y dinero, por lo que debéis tomar decisiones grupales previas al reparto de tareas y a la organización del trabajo.

Consejo

Define tu estrategia con tu equipo, reorganiza todo vuestro trabajo y dale a cada empleado las herramientas necesarias para llevarlas a cabo.

8. Falta de objetivos

Estoy seguro de que alguna vez tu equipo y tú habéis ido de una tarea a otra como pollos sin cabeza. Habéis saltado de un trabajo a otro sin tener un objetivo final y sin haber definido una estrategia previa. Si no tienes claro tus objetivos, no podrás llevar a cabo tareas específicas para conseguirlo, ni tendrás la capacidad de planear eficientemente tu trabajo.

Consejo

Previamente a empezar tu trabajo, define una estrategia de actuación, determina cuáles son tus objetivos a corto, medio y largo plazo, y organiza las tareas con respecto a esto. Es decir, primero, ten una visión global de todo lo que quieres conseguir, y a continuación crea pequeñas tareas diarias para llevarlo a cabo.

Esto son algunos de los ladrones de tiempo más famosos y con los que debe lidiar toda empresa. Identificarlos y ponerles remedio hará que optimicemos mucho más nuestro tiempo y podamos utilizar todas las horas que nos sobre en disfrutar de nuestra vida social y familiar, o de realizar otro tipo de tareas.

¿Y tú? ¿Qué piensas? ¿Crees que me dejo alguno? ¡Te leo en comentarios!