Método Agile para la gestión de proyectos

Esta semana hemos lanzado  un proyecto en el que llevamos trabajando varios meses y sobre el que nos hemos basado en esta metodología de trabajo, Espanor SITTe.

El método Agile es un proceso que mejora la productividad y el flujo de trabajo.

Es más que una metodología, podríamos decir incluso que es una filosofía de trabajo que conlleva una forma diferente de trabajar y organizarse las tareas. Agile es una manera de adaptarse al cambio, de crear equipos autogestionados y autosuficientes y es un estilo de dirección basado en el empoderamiento y la comunicación bidireccional, que nos ha permitido conseguir los resultados con personas en Málaga, Granada y Barcelona.

Esta nació como un método para crear herramientas de Software y, poco a poco, se fue implementando hacia diferentes sectores empresariales gracias a su eficacia y simplicidad. Como dice su propio nombre, es ágil (Agile), lo que supone realizar pequeños cambios en la forma de trabajar, pero con grandes resultados finales.

¿Cómo funciona la metodología Agile?

Al contrario de los métodos de trabajo tradicionales, que consisten en una línea recta en el tiempo, y las tareas van surgiendo en modo escalonado, el método Agile consiste en la creación de varios ciclos, interconectados entre sí. Cada ciclo consiste en el diseño, implementación, testeo y despliegue de las diferentes fases del trabajo.

Dentro de cada ciclo, hay varias fases bien definidas, que pueden explicarse como:

1. Evaluación de procesos y organización de la empresa. Esta es la fase del análisis interno y externo de la empresa. Tenemos que conocer cómo se gestionan los recursos de nuestra empresa, los procesos de toma de decisiones y la definición de objetivos… entre otros. En general, debemos conocer muy bien todos nuestros esfuerzos internos, y a quienes van dirigidos.
2. Ideas de mejoras para la optimización del proyecto. Una vez conocido los puntos débiles de la empresa, llevar a cabo un brainstorming, donde se presenten ideas para mejorar la productividad y las diferentes fases de ejecución de un proyecto. Para ello realizamos varias sesiones de benchmarking donde recogimos prácticas de éxito útiles para el resultado final.
3. Diseño de las mejoras junto al cliente. Dentro del método Agile, el cliente tiene un papel protagonista. Debemos darle un feedback constante y ofrecerle un papel importante en la toma de decisiones. En nuestro caso particular, creamos un equipo de proyecto compuesto por miembros de la empresa contratante.
4. Implementación de los cambios. Es un efecto paulatino, que se basa en el »prueba-error». Se debe implementar poco a poco en los diferentes proyectos y trasladarse poco a poco al resto de la organización.
5. Evaluación y seguimiento de los cambios. Para implementar esta metodología, es necesario la disrupción constante para ver si se están haciendo las cosas bien, y el análisis diario de los procesos agile.

LOS 4 VALORES DEL MÉTODO AGILE

El manifiesto Agile está basado en cuatro valores principales:

• Individuos e interacciones sobre procesos y herramientas.

Esto quiere decir que los trabajadores son el activo más valioso que tiene nuestra empresa, y debemos cuidarlos por encima de todo. 

• Colaboración con el cliente sobre negociación contractual.

Debemos adaptarnos a las necesidades del mercado, y por ende, a las de nuestro cliente.

• Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan.

Esta metodología se basa en la constante evolución y adaptación a los problemas que vayan surgiendo por el camino. Cuando seguimos una metodología ágil, donde no hay única manera de hacer las cosas, los imprevistos son mucho más fáciles de solventar y superar.

• Trabaja en el ‘software’ antes que en la documentación.

Como sabemos, este proceso nació en sectores de la mecánica y la ingeniería. De hecho, nuestro proyecto se compone, entre otras partes, de una aplicación privada de trabajo de más de 400 personas simultáneamente.  Este valor radica en que se debe trabajar más en optimizar el software y el flujo de trabajo. Primero a la plataforma, ¿funciona? Sí, pues a documentarlo.

De esta forma, hemos conseguido optimizar el tiempo además de ahorrar toneladas de papeles en la oficina.

LOS 12 PRINCIPIOS DEL MÉTODO AGILE

Además, esta metodología, que cómo ya hemos dicho, tiene más de filosofía de trabajo que de método en sí, se sustenta en doce valores principales, los cuales son:

1. La mayor prioridad debe ser satisfacer al cliente e informarle periódicamente del estado del proyecto. Informes periódicos del avance ha hecho crecer la expectación en el cliente.
2. Todos los cambios que puedan surgir son bienvenidos y pueden adaptarse al desarrollo del proceso. Tanto que hemos llegado a montar Dashboard muy interesantes para el sector asegurador.
3. Entregas por tareas finalizadas frecuentemente, entre dos días y dos semanas, siendo mejor el periodo de tiempo más corto posible. (Tengo que admitir que a veces era de una hora para otra. El equipo estaba preparado).
4. Los responsables del negocio y los encargados del proyecto trabajan juntos durante todo el trabajo.
5. Construcción de proyectos en torno a trabajadores motivados y dándoles la oportunidad de dar su opinión. Apoyo constante a los equipos. Es primordial que todos vean que su opinión está plasmada en el resultado final.
6. El método más eficiente para comunicar es la conversación cara a cara (online dadas nuestras localizaciones) entre equipos. Reuniones constantes para comprobar el estado del proyecto.
7. El flujo de trabajo es la medida principal del progreso.
8. La metodología Agile promueve el desarrollo sostenible.
9. La atención continua a los detalles y al buen diseño.
10. La simplicidad para maximizar la cantidad de trabajo que se hace, es esencial.
11. Las mejores arquitecturas, requisitos y diseños emergen de equipos que se autoorganizan.
12. En intervalos regulares, el equipo reflexiona sobre la forma de ser más efectivo y ajusta su conducta en consecuencia.

Algunos de los métodos Agile más importantes son el método Kanban, o el Scrum. Ambas te permiten adaptar la forma de trabajo a las condiciones del proyecto. Te aporta flexibilidad y te permite tener una respuesta positiva a los cambios repentinos que puedan surgir.

Te dejo aquí un artículo sobre el método Kanban y cómo puede mejorar tu productividad.

¡Si quieres conocer más sobre métodos ágiles, déjame un comentario y seguiré hablando sobre ellos en este blog!