El método Kanban para mejorar la productividad

Mejorar la productividad en nuestra empresa es algo que nos gustaría a todos. Optimizar recursos, gestionar el tiempo de forma eficaz y hablando en plata, conseguir más resultados, con el menor esfuerzo posible. Oye, esto no quiere decir que no queramos trabajar. Es querer organizarse y hacer que todo este trabajo merezca la pena.

Para esto, hoy vengo con un método de productividad que ayuda a gestionar el flujo de trabajo y evitar cuellos de botella, llamado método Kanban. 

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban es un sistema de gestión de flujo de trabajo y control de inventario de piezas. Creado por Toyota en 1940, al principio de su creación, se utilizaba en empresas y factorías para mejorar la cadena de producción y  se fue haciendo cada vez más famoso debido a su simple ejecución y los beneficios que traía a la empresa.

Con el tiempo, se ha utilizado en todos los sectores y departamentos de una empresa, de manera que divide la carga de trabajo en pequeñas tareas, para crear un tablero visual que permita conocer cada fase del proceso. El concepto es mejorar la carga de trabajo, realizando pequeños cambios en las tareas, y evitar olvidos o tareas innecesarias por el camino.

Los principios del método Kanban

Este método sigue unos principios específicos para mejorar el flujo de trabajo. Es un método no disruptivo que va modificándose con el tiempo y que va provocando cambios favorables con el paso del tiempo. Las cuatro normas fundamentales para llevar a cabo el método Kanban son las siguientes:

1. COMIENZA CON LO QUE ESTÁS HACIENDO AHORA MISMO

El método Kanban es flexible, por lo que se puede implementar en cualquier punto de tu estrategia. No importa en qué momento de trabajo estés, puedes empezar a llevar a cabo estos pequeños cambios para mejorar la productividad y la gestión de tiempo de tu empresa.

2. SE PROACTIVO AL CAMBIO

Lo más importante de este sistema es tu disposición a realizar cambios en tu forma de trabajar. Lo bueno de todo esto, es que no necesitas realizar cambios drásticos, sino pequeños detalles de cada día que marcan la diferencia.

3. RESPETA LOS PROCESOS Y LAS RESPONSABILIDADES DE CADA MIEMBRO

A diferencia de otros métodos, Kanban no realiza cambios organizacionales en la empresa. Es el equipo en su conjunto quien va a realizar los cambios en la forma de trabajar, y en el reparto de tareas.

4. ESTIMULA EL LIDERAZGO EN TODAS LAS FASES

El método Kanban afirma que el liderazgo no tiene porque estar siempre focalizado en los altos directivos. Empleados de todos los niveles pueden aportar ideas al grupo y mostrar predisposición para mejorar los productos o servicios que la empresa ofrece.

LAS SEIS PRÁCTICAS DE KANBAN

Para llevar a cabo este método correctamente, hay seis pasos fundamentales que debemos de seguir, los cuáles son:

1. Visualizar el flujo de trabajo

Es muy importante que los procesos y pasos por los que tu proyecto esta pasando. Puedes utilizar un tablero digital o una pizarra, pero deben quedar claramente identificados. Se deben crear tres tipos de columnas donde las tareas estén repartidas por:

• Tareas pendientes
• Tareas en progreso
• Tareas terminadas

2. Límites WIP

WIP son las siglas para trabajo en progreso (Work in progress). Este principio lo que quiere decir es que debemos poner unos límites en nuestra tareas y no querer abarcarlo todo a la vez. Si no hay restricciones a la hora de hacer las tareas, no hay método Kanban.

Analiza cada tarea individualmente, y ordénalas por orden de ejecución. Una vez hecho esto, trabaja en ellas, pero no comiences otras antes de que las primeras hayan sido realizadas.

3. Gestionar el flujo de trabajo

El principal objetivo de este método es crear un flujo continuo e ininterrumpido de trabajo. Cuando hablamos de flujo, nos referimos al movimiento de las tareas en el «proceso de producción».

Lo que nos interesa es tener un flujo fluido, que no se pare nunca, gracias al cual minimizamos riesgos y evitamos el coste de retraso. Para conseguir esto es muy importante el paso número dos, donde organizamos las tareas antes de ponernos a trabajar.

4. Consolida las políticas de empresa

Con esto quiere decir que debemos especificar nuestras líneas de actuación, para que todos los miembros de la empresa sean capaces de entender qué es lo que estamos haciendo, y porqué. Para realizar esto, debemos dejar por escrito cuestiones cómo: cuando se comienza o se termina una tarea, descripciones individuales de trabajo, lista de todas las tareas que forman un proyecto…

La idea es dar a conocer, de la forma más clara posible, qué es lo que se está llevando a cabo en cada momento, y porqué.

5. Crear canales de retroalimentación

La comunicación es la base de un trabajo bien hecho, y el feedback entre compañeros (y entre niveles de jerarquía) es esencial para llevarlo a cabo.

Crea reuniones alrededor del tablero Kanban, donde todos los miembros puedan decir que es lo que estaban haciendo en cada momento y cuáles son sus ocupaciones a corto, medio y largo plazo.

Esto evitará malentendidos y además, se podrán percibir los erros de una forma mucho más fácil y rápida.

6. Mejora la colaboración y evoluciona experimentando

El método Kanban te anima a usar el método científico: realizas una hipótesis, llevas a cabo una prueba y realizas cambios con respecto a los resultados obtenidos. Por lo tanto, la clave está en evaluar tu proceso constantemente para mejorarlo y hacer lo más óptimo posible.

RESUMIENDO EL MÉTODO KANBAN

Después de todo lo visto, podemos decir que el método Kanban más que un método de trabajo (formado por post-its, un tablero y columnas de cosas por hacer) es una filosofía, basada en la gestión del equipo, la retroalimentación constante, y la división de tareas por importancia.

Es un método que se sumerge poco a poco en la cultura de trabajo de una empresa. Sin cambios bruscos, pero que a la larga, consigue optimizar los recursos y reducir pérdidas gracias a la mejora y perfeccionamiento de los flujos de trabajo, evitando cuellos de botella.

Si quieres conocer otro método para ser productivos, te invito a leer el post sobre el método Pomodoro, otra técnica muy fácil e ingeniosa que te ayudará a controlar todas las horas de tu jornada laboral.

¿Qué te ha parecido el método Kanban? ¿Crees que se podría aplicar a tu empresa? ¡Cuéntamelo en los comentarios!