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ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

¿Cómo organizar tus archivos en el ordenador?

Cuando hablamos de ‘organización en el trabajo’ lo primero que nos viene a la mente son los equipos de trabajo, la división de las tareas o nuestro propio escritorio. Sin embargo, hay muchos otros factores más que influyen en el orden en la oficina, y uno de ellos es la forma de organizar los archivos en el ordenador. 

A todos nos ha pasado que terminamos teniendo el escritorio lleno de decenas de documentos que no sabemos exactamente su procedencia, y cuando queremos buscar algo, lo tenemos enterrado en carpetas sin nombre, archivos descargados o incluso la papelera.

En el artículo de hoy vamos a hablar sobre la mejor forma de organizar todos estos documentos, para tener en armonía también el ordenador, que no deja de ser nuestra herramienta más importante en el trabajo.

1. No guardes documentos en el escritorio

Parece bastante obvio, pero es lo primero que debemos tener claro. Es muy tentador dejar las documentos y demás descargas ahí, ya que son fáciles de encontrar y están muy a mano (al principio).

Sin embargo, si cogemos esa costumbre, terminaremos con un escritorio repleto de documentos que no tienen relación entre sí, y terminaremos mareados con tanta información.

En el escritorio solo debería estar la papelera de reciclaje, y los enlaces principales a los programas que más utilices (Google, Slack…)

2. Ten una carpeta genérica

Otra cosa que podemos hacer y resulta muy efectivo, es el hecho de utilizar una carpeta general para guardar todos los documentos que vayamos creando y descargando.

Todos los ordenadores suelen tener una carpeta ya creada que se denomine ‘Documentos’. Ahí dentro es donde deberías organizar todos los archivos. 

3. No te vuelvas loco con las carpetas

No hace falta que creas una carpeta para absolutamente todo. Eso hará que te confundas aún más. Piensa de una forma minimalista y de forma escalonada. 

Al fin y al cabo, se trata de crear una jerarquía en torno a los archivos que tienes en tu ordenador, así que estudia que elementos tienen que ir dentro de otros y crea solo aquellos que sean necesarios. 

3. Nombra estratégicamente las carpetas

Esto es también algo que a veces se nos olvida. Es mejor tener una ‘técnica’ concreta a la hora de denominar las carpetas, así cuando las dejemos olvidadas, podremos recuperarla de forma mucho más rápida.

Para conseguir esto, el truco es buscar la palabra clave por la cual vas a buscar esa carpeta en un futuro. Trata de imaginar con qué nombre buscarías ese documento/carpeta cuando lo vayas a necesitar.

No caigas en el error de ponerle nombres muy largos, normalmente cuando pones la vista en lista te da la información de los 30 primeros caracteres.

ejemplo de organigrama para organizar los archivos en el ordenador

4. Archiva los elementos inmediatamente

Siempre dejamos esto para las últimas tareas del día. Cuando tenemos mucha carga de trabajo es muy fácil descargar un archivo y dejarlo en una carpeta junto con otros cientos más. 

No nos sirve el: ‘luego lo ordeno en 10 minutos’.

Es mucho más fácil si en el momento en que creamos un archivo o lo descargamos, lo movemos directamente a la carpeta donde debe de estar. Eso nos evitará que al día siguiente estemos como locos buscando esa información que creemos perdida. 

5. Haz un repaso cada semana

Incluso intentando mantener el orden cada día, siempre hay algo que se queda perdido dentro de nuestro ordenador, y que suele ser útil en el tiempo.

Para evitar eso, realiza un repaso general, por ejemplo, los viernes antes de salir, y comprueba que todo está en su lugar y no se ha dejado ningún documento perdido en el aire. 

 

Es muchísimo más agradable trabajar con un ordenador y escritorio ordenados. Mantener la organización en tus archivos no solo te supondrá evitar algún susto si no encuentras algo, sino que además te supondrá un suspiro a la hora trabajar ya que vas a tener toda tu información ordenada y a mano. 

No es una técnica para nada exacta y cada trabajador puede organizar sus carpetas como mejor le funcione. La única regla que hay es: hace falta ser lo más minimalista posible y mantener una rutina de organización para que se convierta en una tarea automática de cada día.

¿Cómo organizas tú las carpetas? 

 

6 beneficios de utilizar la creatividad en el trabajo

Beneficios de la creatividad en el trabajo

Incrementar la creatividad en nuestra oficina necesita de tiempo y esfuerzo. La creatividad consiste en hacer las cosas diferentes y pensar varias formas de afrontar los problemas. Es por eso que se necesita un sacrificio extra para salir de nuestra zona de confort y afrontar una situación de forma creativa.

Sin embargo, una vez que se adapta esta dinámica, trae muchos beneficios a la empresa y puede mejorar en muchos aspectos de nuestro día a día.

A continuación, voy a exponer los 6 beneficios principales que conlleva utilizar la creatividad en la oficina.

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Como lo 9 pasos necesarios para aprender a mantener el foco
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¿CÓMO MANTENER EL FOCO? 9 PASOS PARA CONSEGUIRLO

Como lo 9 pasos necesarios para aprender a mantener el foco

Vivimos en un mundo lleno de distracciones. Cada día tenemos más y más estímulos que hacen que nos distraigamos cada vez con más facilidad, y no prestemos atención a lo que estamos haciendo. Mantener el foco es algo que quizás no te replantees cada día, pero que sin duda es un factor imprescindible para conseguir los objetivos que deseas.

Pero claro, decir que vas a estar concentrado en una tarea y conseguirlo suele ser mucho más fácil decirlo que hacerlo, ¿verdad?

En el artículo de hoy voy a darte varios consejos que utilizo personalmente para mantenerme concentrado y no perder el foco cuando estoy trabajando. ¡Vamos a ello!

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Consejos para teletrabajar desde casa

6 consejos para tener éxito en el teletrabajo

Consejos para teletrabajar desde casa

Parece que el teletrabajo ha llegado para quedarse. Es una realidad que se nos impuso de manera obligatoria, pero la cual se ha ido adaptando a nuestra forma de trabajo y parece cada vez más habitual en nuestros puestos de trabajo. Son muchas las empresas que están dando la posibilidad de poder trabajar desde casa, al menos durante algún día a la semana.

Sin embargo, trabajar desde casa es un arma de doble filo: puede ayudarnos mucho a conciliar nuestra vida laboral con la familiar, pero, por otro lado, si no tenemos un buen ambiente de trabajo, nuestra concentración puede vaguear y hacer que no seamos tan productivos.

Ya hablamos sobre esto el pasado marzo 2020 cuando nos encontrábamos en pleno confinamiento. Así que, en el post de hoy vamos a recordar ciertos aspectos que deberías tener en cuenta a la hora de ponerte a trabajar en remoto.

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Cómo llevar a cabo la retención del talento en tu empresa

¿Cómo retener el talento en tu empresa? 5 estrategias que funcionan

Cómo llevar a cabo la retención del talento en tu empresa

Una empresa es tan buena como lo son las personas que lo conforman. Los empleados de una corporación son lo más importante de ella. Son los que marcan la diferencia, aportan ideas, llevan a cabo proyectos y, en general, hacen que todo siga girando.

Hoy vengo a hablar sobre un tema muy importante que deberían plantearse todos los grandes directivos de las empresas: la retención del talento.

¿Qué es la retención del talento?

La retención del talento es la habilidad que tienen las empresas de mantener y cuidar a esos empleados que aportan valor a la corporación, y reducir la rotación de puestos. Esto se consigue con la creación de un buen ambiente de trabajo, y ofreciendo salarios competitivos, beneficios y fomentando la conciliación laboral y familiar.

¿Qué beneficios tiene la retención del talento?

Como ya hemos dicho, las empresas están formadas por personas y son estas el recurso más valioso que tienen. Es verdad que la tecnología y la innovación son muy importantes, pero incluso aunque tu empresa sea 100% tecnológica, necesita de personas con talento para utilizar todas esas herramientas.

Retener el talento en tu empresa, tiene muchos beneficios, entre los cuales están:

  1. Incrementar la productividad.
  2. Construir un buen ambiente de trabajo.
  3. Ayuda a la innovación.
  4. Aumentar el valor de tu empresa.
  5. Ayuda a conseguir objetivos.
  6. Mejora la toma de decisiones de tu empresa.

Todo lo anterior se mantiene gracias a que los empleados están satisfechos con su rol y se sienten realizados en su puesto de trabajo, lo que hace que estén motivados y caminen juntos hacia una meta final.

5 ESTRATEGIAS PARA LA RETENCIÓN DE TALENTO

1. DA LA OPORTUNIDAD DE CRECER

Todos tenemos ambiciones: queremos ser mejor en nuestro puesto de trabajo, seguir aprendiendo y conseguir superarnos día a día.

Es por eso que es muy importante que las empresas ofrezcan oportunidades de promoción a los empleados, e incentiven el crecimiento profesional.

2. FOMENTA LA CREATIVIDAD EMPRESARIAL

Todos pensamos que la creatividad es importante, pero, ¿cuántas empresas realmente fomentan la creatividad en los métodos de trabajo?

La semana pasada hablamos sobre cómo de importante era la innovación en una corporación. Creatividad e innovación van de la mano. Las empresas deberían permitir a los empleados resolver el mismo problema de maneras diferentes. ¡Cuando se sale de la zona de confort es cuando se tienen las grandes ideas!

3. PIDE QUE TE DEN FEEDBACK

La comunicación es la base de los buenos equipos de trabajo. Está muy bien que los directivos den feedback constante de lo que está ocurriendo a sus empleados, pero, además de esto, deberíamos dejar que los empleados opinaran y pudieran comentar acerca de cómo se están llevando a cabo los proyectos. Ojo, si pides opinión tienes que ser consecuente y aceptar los cambios.

La mejor comunicación es la bidireccional, donde las dos partes comparten información y llegan a un acuerdo común.

4. OFRECE LOS RECURSOS NECESARIOS PARA TRIUNFAR

Una vez que hemos definido los objetivos de la empresa, tenemos que conocer cuales son las herramientas y recursos que necesitamos para llevarlos a cabo.

Si quieres ayudar a tus empleados a triunfar, tienes que estar en contacto con ellos, preguntarles especialmente que es lo que necesitan para llevar a cabo su trabajo y si hay algo en lo que les puedes ayudar. Esto mejorará mucho el flujo de trabajo y la comunicación entre equipos.

En este último año el simple hecho de proponerle el trabajo en casa con herramientas adecuadas para ello es una muestra. Empresas del sector asegurador en el mes de marzo de 2020 dotaron a cada empleado con un bono de 500 euros para material de teletrabajo.

5. EVITA CAMBIOS BRUSCOS EN TU EMPRESA

Los cambios son necesarios e inevitables. Todos los sabemos. Sin embargo, un aspecto esencial de un ambiente en la oficina relajado y basado en la confianza está estrechamente relacionado a cómo los cambios suceden en las empresas.

Los cambios pueden llegar a ser muy estresantes. Es verdad que tus empleados pueden tener la habilidad de adaptarse al cambio y que no les cueste mucho esfuerzo adaptarse a una nueva situación.

Como consejo te diría que implementaras un cambio tras otro, en lugar de aplicarlos todos al mismo tiempo. Así darás tiempo a tus compañeros a adaptarse a la nueva situación.

Y sobre todo, el primero en cambiar has de ser tú, un buen ejemplo es mejor que cualquier consejo.

6. FOMENTA LA CONCILIACIÓN LABORAL-FAMILIAR

Por mucho que nos guste nuestro trabajo, tenemos otras ocupaciones en nuestro día a día. Nuestro tiempo en familia, con nuestros amigos, hobbies, las horas de descanso… son una parte esencial de nuestro día a día y tenemos que cuidarlo y mantenerlo.

Tenemos que aprender a organizar el trabajo de nuestra empresa de forma que se tengan que realizar las menos horas extras posibles. Si optimizamos nuestro tiempo y mejoramos nuestra productividad, no hay necesidad de trabajar más.

Puedo asegurar que no solo estarán contentos los miembros de la empresa sino sus familiares, esto hace que cuando llegue ese pico de trabajo donde hay que darlo todo no se encuentren con la recriminación familiar.

A veces nos obcecamos en tener un horario partido de mañana y tarde por dar “más servicio” sin medir realmente la productividad de esas horas muertas.

Un simple control del tráfico en la oficina o de interacciones con clientes puede hacer ver a la empresa que las tardes no son tan productivas como pensamos.

En el post sobre conciliación laboral-familiar hablo un poco más sobre esto.

¿QUÉ ES LO QUE BUSCAS TÚ EN UN TRABAJO?

Al final, el mejor ejercicio para retener el talento de tu empresa consiste en ponerte en lugar del otro y pensar: ¿cómo me gustaría que me trataran a mi? Además, según un estudio realizado por CEB las cinco cosas que demandan los profesionales cuando están buscando un trabajo son:

  1. Estabilidad
  2. Compensación
  3. Respeto
  4. Beneficios en la salud
  5. Conciliación laboral/social

Teniendo esto muy en cuenta, debemos crear planes de trabajo y roles donde las dos partes salgan ganando. Tener a tus empleados contentos supone tener una empresa ‘contenta’ y esto hará que el flujo de trabajo y la comunicación mejore muchísimo y la consecución de objetivos sea mucho más fácil y dinámica de llevar a cabo.

¿Qué piensas de la retención de talento? ¿Es un factor importante en tu empresa?

Conoce como fomentar y mejorar el pensamiento innovador en tu empresa

Por qué el pensamiento innovador puede ayudar a mejorar tu empresa

Conoce como fomentar y mejorar el pensamiento innovador en tu empresa

La innovación debería ser parte de nuestra vida. Nos mantiene motivados y nos ayuda a mirar el mismo problema desde diferentes puntos de vista.

Según una encuesta de la consultora  McKensey & Company, un 84% de los directivos piensan que la innovación es importante para el crecimiento estratégico de su empresa. Sin embargo, solo un 6% está satisfecho con los método de innovación aplicados en su empresa. Entonces, ¿qué estamos haciendo mal? ¿hay alguna forma de fomentar la innovación y que esta llegue a formar parte de la cultura empresarial de nuestra compañía?

A lo largo de este artículo vamos a ver qué es el pensamiento innovador, sus características, sus ventajas y cómo aplicarlo en tu empresa, no importa lo pequeña o grande que sea.

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Imagen de rafa Nadal antes de un saque.

Cómo convertir la motivación en un hábito

Imagen de rafa Nadal antes de un saque.

Ya hemos hablado sobre la motivación en este blog. Es una gran aliada y todo trabajador desea controlarla y utilizarla a su gusto. Sin embargo, esto no es tan sencillo: hay días que tu cabeza está en otro lado, tus preocupaciones externas se anteponen a las laborales, o simplemente hay momentos en los que no ves un final de tu trabajo y eso hace que te cambie el humor.

Cuando tenemos muchísimo trabajo por delante, se nos nubla la mente y algunas veces no somos capaces de arrancar. ¿Cuál es la solución? Convertir la motivación en un hábito. Esto conseguirá que, no importa si tienes un día más duro o no, tus ganas de trabajar sean las mismas y podrás sacar trabajo adelante con mucho menos esfuerzo.

¿Cuándo comienza la motivación?

Esto es algo que me gustaría dejar claro. Mucha gente piensa que debemos de hacer cosas cuando nuestro estado anímico está contento y preparado para trabajar. Creemos que justo después de ver un video, asistir a un webinar motivacional o leer un libro sobre este tema, vamos a saltar de la silla y sentirnos completamente motivados. Nada más lejos de la realidad.

La motivación suele ocurrir como resultado de una acción, no antes. Es decir, realizar pequeñas acciones cada día, ponerse a trabajar y conseguir los resultados propuestos, son pequeñas píldoras que, inconscientemente, hacen que nos sintamos realizados y más motivados con nuestro trabajo.

Dicho esto, aquí va el primer consejo: no esperes tener motivación antes de ponerte a trabajar. Comienza a trabajar y la motivación te alcanzará por el camino.

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Método Kanban para mejorar el flujo de trabajo y evitar los cuellos de botella

El método Kanban para mejorar la productividad

Mejorar la productividad en nuestra empresa es algo que nos gustaría a todos. Optimizar recursos, gestionar el tiempo de forma eficaz y hablando en plata, conseguir más resultados, con el menor esfuerzo posible. Oye, esto no quiere decir que no queramos trabajar. Es querer organizarse y hacer que todo este trabajo merezca la pena.

Para esto, hoy vengo con un método de productividad que ayuda a gestionar el flujo de trabajo y evitar cuellos de botella, llamado método Kanban. 

¿Qué es el método Kanban?

El método Kanban es un sistema de gestión de flujo de trabajo y control de inventario de piezas. Creado por Toyota en 1940, al principio de su creación, se utilizaba en empresas y factorías para mejorar la cadena de producción y  se fue haciendo cada vez más famoso debido a su simple ejecución y los beneficios que traía a la empresa.

Con el tiempo, se ha utilizado en todos los sectores y departamentos de una empresa, de manera que divide la carga de trabajo en pequeñas tareas, para crear un tablero visual que permita conocer cada fase del proceso. El concepto es mejorar la carga de trabajo, realizando pequeños cambios en las tareas, y evitar olvidos o tareas innecesarias por el camino.

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